Você muitas vezes se sente engolido pela vida e tem a sensação de que as tarefas que precisa realizar não cabem no seu dia? Você tem a sensação de que o seu dia precisava de mais horas para você conseguir cumprir com todos os seus compromissos? Você é daquelas pessoas que trabalha muito e não vê resultados compatíveis com o seu esforço? Falta tempo para você se dedicar a outros aspectos da sua vida que não seja o seu trabalho? O excesso de trabalho tem afetado a sua saúde? Ou você é daqueles que tem tempo de sobra, mas não consegue organizar o seu tempo e colocar em ação tudo aquilo que tem que fazer durante o seu dia?

Se você respondeu sim a qualquer uma dessas perguntas o que eu posso lhe dizer é que existem pessoas que conseguem ter uma vida de qualidade e ao mesmo tempo encontram realização pessoal, financeira e profissional, equilibrando a sua vida de uma forma que conseguem realizar tudo aquilo que precisam para gerar os resultados que desejam. E o que essas pessoas fazem para conseguirem isso? Elas aprenderam a ser produtivas!

Ser uma pessoa produtiva é conseguir fazer o que é realmente necessário para levar você à realização dos seus objetivos de vida. Produzir não significa trabalhar mais, mas trabalhar com propósito e direção para se alcançar resultados.

Muitas pessoas confundem passar o dia inteiro ocupado, com produzir. Existe uma enorme diferença entre se ocupar e produzir. Você pode passar a maior parte do seu dia ocupado com tarefas que, muitas vezes até precisam ser executadas, mas que não te farão progredir na direção dos resultados que você deseja obter na sua vida. É aquela sensação de terminar um dia e, mesmo parecendo que você não parou um minuto sequer, ainda assim fica o sentimento de que o dia não rendeu, de que ele não coube dentro dele mesmo.

Se não ficarmos atentos, podemos passar a maior parte dos nossos dias ocupados com tarefas inúteis ao invés de estarmos focados em executar as tarefas que realmente trarão resultados significativos para a realização de nossos objetivos.

Desde que passei a atender como coach de advogados eu comecei a buscar meios de ser mais produtiva a fim de realizar mais e conseguir aumentar os meus resultados na direção dos meus objetivos de vida. Venho desde então lendo muitos livros sobre produtividade e colocado em prática na minha rotina ações que me ajudam a tornar o meu dia mais produtivo.

Vejo que, como eu, a maioria dos advogados sofre com a falta de produtividade e acaba aceitando o caos como parte da rotina da advocacia, sem, na verdade, experimentar grandes resultados na carreira. Muitas pessoas acreditam na velha crença de que para ser bem-sucedido você precisa sacrificar sua vida pessoal e familiar e isso não é verdade. O equilíbrio é a melhor solução e a partir do momento que você aprender a ser uma pessoa produtiva, verá que é possível ter sucesso na carreira sem sacrificar as demais áreas da sua vida.

Em razão disso, resolvi compartilhar algumas dicas de produtividade que eu coloco em prática na minha rotina e que vêm me ajudando a ter resultados mais expressivos sem que eu precise me matar de trabalhar para isso.

1º Tenha objetivos e metas bem definidos – você sabe qual a fotografia do quebra-cabeça que você quer montar para a sua vida? E para a sua carreira? O problema que vejo desde que comecei a atender meus clientes advogados em processos de coaching é que a maioria não sabe exatamente o que quer para a própria vida e por isso acaba se deixando levar pelo acaso e pelos acontecimentos, pegando qualquer peça do quebra-cabeça de forma aleatória e quando chega lá na frente percebe que as peças não se encaixam direito entre si.

Se você deseja ser bem sucedido na carreira e na vida, antes de qualquer coisa você precisa ter seus objetivos e metas bem definidos e identificar as ações necessárias para conseguir conquistar o que deseja. Primeiro você precisa traçar o seu plano macro. Comece se perguntando como você quer estar daqui a 2, 5 e 10 anos. Com base nisso, você pode começar a traçar o seu plano micro anual, mensal e semanal para aos poucos ir conquistando o que você deseja.

O que eu estou querendo dizer é que quando se tem um propósito de vida fica mais fácil tomar decisões, traçar objetivos e definir as ações necessárias para conseguir os resultados que se deseja. A partir disso você passa a ter mais foco e a priorizar as suas tarefas.

2º Faça uma lista de tarefas que fazem parte da sua rotina – Ao longo do dia e da semana todos temos muitas tarefas a cumprir, desde pagar contas a fazer um prazo de um cliente. Assim, pegue uma folha de papel e faça uma lista de todas as atividades que fazem parte da sua rotina, inclusive atividades pessoais como, ir à academia, ao supermercado, pagar contas, ir ao médico, reuniões e etc. Depois agrupe essas tarefas por blocos de similaridade, como trabalho, laser, saúde, pessoal e etc. O próximo passo será pegar esses blocos de atividades e dividi-los ao longo da sua semana.

3º Estabeleça um cronograma de tarefas e de prioridades – Divida as suas tarefas em tarefas de produção com margem e sem margem. As tarefas de produção, como disse, são aquelas que devem ser realizadas para te levar na direção dos seus objetivos. As tarefas de produção com margem são aquelas planejadas e que tornam a sua rotina e o seu trabalho mais produtivos. As tarefas sem margem são aquelas consideradas urgentes e importantes, mas que devem ser evitadas por criarem uma falsa ideia de produtividade. É aquele prazo feito no penúltimo dia, aquela reunião com cliente de última hora e que acaba tumultuando a sua agenda e etc. É claro que não temos como evitar certas atividades urgentes que surgem em cima da hora, mas o ideal é você ter um cronograma de tarefas de produção a serem realizadas de forma planejada e por ordem de prioridade.

As tarefas de ocupação podem ser subdivididas em obrigatórias e dispensáveis. As obrigatórias são aquelas que, apesar de não te levarem na direção dos seus sonhos, precisam ser executadas, como pagar contas, levar o filho na escola, consultas médicas e algumas atividades profissionais que precisam ser feitas, apesar de não serem tão produtivas (telefonemas, e-mails, petições sem complexidade, acompanhamentos de processos). Essas últimas, caso você tenha a quem delegar, devem ser delegadas. Quanto menos tempo você perder com atividades pouco produtivas, melhor.

Já as tarefas de ocupação dispensáveis, são todas aquelas que não são nem importantes, nem urgentes e por isso devem ser evitadas, como, participar de vários grupos de whatsapp que não agregam nada à sua vida, perder tempo nas redes sociais, responder a e-mails inúteis, telefonemas sem propósito e sem objetividade, televisão e sites de notícias, dentre outras coisas.

4º Organize o seu ciclo semanal – com base na lista de atividades que fazem parte da sua rotina diária, organize a sua semana e distribua as suas atividades priorizando as tarefas. Após ter organizado a sua semana, você passará para a organização da sua agenda diária, conforme o passo seguinte.

5º Organize a sua agenda de um dia para o outro – Com base no seu cronograma semanal, ao final de cada dia faça um planejamento das tarefas de produção e de ocupação que deverão ser realizadas no dia seguinte. O ideal é você fazer isso no final do expediente do dia anterior e checar as tarefas que devem ser feitas ao início do expediente do dia correspondente.

6º Não seja a agenda dos outros – quando alguém te envia um e-mail, uma mensagem de whatsapp ou te telefona, essa pessoa está fazendo isso no horário que você gostaria de receber ou no horário que ela gostaria de te mandar? Quando você pára de fazer o que está fazendo para ir atender ao chamado de outra pessoa você perde o foco naquilo que estava fazendo e acaba virando a agenda de outra pessoa. Essas interrupções que podem parecer inofensivas num primeiro momento acabam tirando a sua energia e roubando a sua produtividade.

Assim, o que eu tenho feito e sugiro que você comece a fazer também é desabilitar todas as notificações de e-mails, mensagens de whatsapp, redes sociais do seu celular durante o seu horário de trabalho e estabeleça um horário em que você irá responder às mensagens. O ideal é que você confira os seus e-mails 2 (duas) vezes por dia, antes do almoço e ao final do expediente. Caso tenha receio de perder algum e-mail importante de cliente, você pode adotar um modelo simples de resposta automática de e-mail, como: “Olá! Por conta da sobrecarga de trabalho passo a checar meus e-mails duas vezes ao dia, ao meio dia e às quatro da tarde. Se você precisa falar comigo com urgência, peço que, por favor, contate-me por telefone. Obrigada.”. Pronto! Assim você não perde nenhum contato urgente de clientes e também não precisa ficar checando os seus e-mails o tempo todo.

Também é importante você criar um canal de emergência com pessoas que considere importantes para que saibam que você não responderá às mensagens delas imediatamente. Avise-as que se precisarem falar com você com urgência terão que te ligar.

Bom, essas são apenas algumas dicas de produtividade que eu utilizo e que decidi compartilhar com você. No meu curso Advocacia Produtiva eu ensino um passo a passo do método de produtividade.

Uma coisa importante que eu gostaria de esclarecer aqui é que, assim como você eu também precisei aprender a ser mais produtiva e eu entendo que nem tudo o que eu falei aqui poderá fazer sentido para você num primeiro momento. Muitas pessoas não se sentem muito à vontade tendo que cumprir agendas e isso depende muito do perfil de cada um. Mas se você quiser ter mais qualidade de vida e alcançar resultados mais expressivos na sua carreira e na sua vida, precisará adotar hábitos de profissionais de alta performance.

Se você começar adotando pelo menos uma dica por vez, já estará fazendo uma diferença na melhora da sua produtividade e com isso poderá gerar maiores resultados, aumentar a sua rentabilidade, aumentar a sua autoestima, aumentar o seu nível de conhecimento e alcançar mais plenitude em todas as áreas da sua vida.

Um livro que me ajudou muito e que eu recomendo a leitura é “Trabalhe 4 horas por Semana” do autor Timothy Ferris.

Lembre-se: Produtividade não significa trabalhar mais. Trabalhar mais não significa trabalhar melhor. Produtividade significa fazer as mesmas coisas em menos tempo e com maior qualidade!

Fonte: jornaljurid.com.br